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仕事の紙が増えてきた。ファイルを買おうとすると、商品名には「20枚」、説明には「約400枚」。
え、どっちの枚数なの？
二つは、数えているものが違います！
コクヨのノビータ、A4・20ポケットのラ-NV20Wは、ポケットが二十枚。書類の収容量は、PPC用紙64g/㎡で換算した約四百枚です。一ポケットの最大収容量にも二十枚という条件があります。
さらに背幅は5〜40mm。書類の量に合わせて変わる仕組みなので、まだ紙が少ない仕事と、だんだん増える資料を考えるときに、選ぶ理由になります。
ただ、たくさん入ることと、次に探す紙が見つかることは別に決めたいね。たとえば、一つの仕事に十枚の資料があって、次の打ち合わせで開くのは一枚だけ。全部まとめるか、よく開く一枚を分けるかでも、使いたいポケット数が変わります。白い固定式クリヤーブックの仕様から、自分の資料の置き方へつなげてみよう。
二十ポケットと約四百枚は別。分ける場所と、入れる量を読み分けよう
コクヨのノビータA4・20ポケット、ラ-NV20Wを楽天市場で探す
まず、「二十枚のファイルだから、書類も二十枚まで」と決める前に、何の枚数かを読もう。
コクヨのラ-NV20Wの商品情報では、ポケット枚数を二十枚、書類の収容量を約四百枚としています。中へ入れる袋の数と、その袋に入れる紙の数が別なんだね。
一ポケットの最大収容枚数は二十枚。これはPPC用紙64g/㎡換算という条件付きです。厚いパンフレットも同じ二十枚と置くのではなく、入れる紙の厚さが違えば、数だけで同じ使い方にはならないと考えよう。
商品名を見て買うときに役立つのは、「何組へ分けたいか」と「それぞれ何枚あるか」を別に置く方法です。二十ポケットは、整理する場所の数を見る材料。約四百枚は、指定の紙の条件で収める量を見る材料です。
たとえば、十件の仕事について、各六枚の資料を持つ場面なら、全部で六十枚。十件を別々のポケットへ入れる案では、使う場所は十ポケットです。六十枚だから六十ポケットが必要、という計算ではありません。
逆に、二十五件の資料を一件ずつ分けたいなら、一件一枚でも、二十ポケットでは分ける場所が足りません。書類の枚数が収容目安より少ないことと、分けたい件数が入ることは別です。
ここ、買う前の一つ目の分かれ道になるよ。紙が多いのか、分ける相手や仕事の数が多いのか。同じ「増えた」という困りごとでも、欲しいポケットの数は変わります。
手元の資料を机に置けるなら、まず同じ仕事のまとまりへ分けて、そのまとまりの数を数える。紙の総枚数だけを数えるより、二十ポケットで足りそうかを具体的に考えられます。
約四百枚を目標にして、毎回いっぱいまで詰める予定にしなくてもいいんです。次に開く資料のまとまりが、どこへ入るか。その予定から使う量を決めよう。
背幅は5〜40mm。書類が増えたあとの置き場所も、先に見ておこう
ファイルを並べる棚に余白が少ない。けれど、始まったばかりの仕事の資料は、まだ数枚。
そんな場合、使い始めの厚さも選ぶ理由になります。
ラ-NV20Wの外寸は、高さ307mm、幅244mm、背幅5〜40mmです。メーカーは、書類量に応じて背幅が変わる機能を説明しています。空の厚さだけで決めず、増えたときの幅も含めて置く場所を考えられるね。
5mmから40mmへ、という幅の範囲を見て、背幅が約八倍と紹介されています。この数字を、紙の枚数も八倍へ増やせるとか、棚の収納量が必ず八倍になるという話へ広げる必要はありません。
たとえば、棚の中の空いている幅を確認するときは、今の紙が少ない状態と、将来増えた状態を別に考える案があります。初日の幅で十冊並べる計画を立て、その後の資料が増える場所を残さないと、入れる本数の見直しが必要になるかもしれません。
最大の背幅40mmを二冊分として計算すれば、背幅だけで計80mmという目安になります。これは置き場所を考えるための算数で、棚にそのまま二冊が収まり、出し入れできると実測した結果ではありません。手を入れて取り出す場所や、周囲のファイルも別に見る部分です。
高さも見よう。紙がA4だからといって、棚やバッグがA4の紙ぴったりの寸法なら、ファイルまで必ず入るわけではありません。外側には表紙があります。307mmという高さと、244mmという幅を、置く場所の内寸へ合わせる順番です。
机と棚を行き来する使い方なら、棚の空きと、机で開く場所の二か所を考えられるよ。保管できることと、開いて次の資料を取り出せることの両方を見ておけば、机の上で置く向きも決めやすくなります。
ノビータを使えば机が自動で片付く、と話を飛ばさず、今の困りごとへ機能を当てよう。紙の少ない仕事のファイルがかさばるなら、使い始めの背幅。増える資料を見込むなら、広がる幅。この二つを同じ商品で見られることが候補にする理由です。
固定式は、ポケットを増やす話と分ける。並べ方を先に決めよう
書類量で背幅が変わるなら、ポケットの数もどんどん増やせるのかな。
ここは別に見よう。
今回のラ-NV20Wは、クリヤーブックの固定式として案内されています。書類が増えることへ対応する背幅の機能を、ポケットを追加するリング式の構造と取り違えないでね。
ポケットの順番を前提にするなら、資料を入れる前に大まかな並べ方を決められます。たとえば仕事ごとの順なのか、同じ仕事の中で読む順なのか。ページを増やす予定より、二十か所へどう割り当てるかを考える方法です。
毎週の打ち合わせで開く一冊なら、今週話す仕事を前へ置く案があります。全部の紙を日付順へ入れるより、会話で必要なまとまりを先に開きたいときに向く並べ方です。一方、日付を追い直す用途なら、仕事ごとの順だけでは探しにくいこともあるね。
途中に別の仕事の資料が増える予定があるなら、最初から少し空ける割り当ても考えられます。たとえば六つの仕事へ二ポケットずつ使う案なら、使う場所は十二ポケット、残りは八ポケットです。この数は説明用の配分で、メーカーが指定した仕事の分け方ではありません。
一つ目を直近で開く資料、二つ目を背景の資料へ分けるなら、同じ仕事の中でも取り出す目的を分けられます。紙を一つの袋へ全部まとめるより、次に何をしたくて開くのかを置く提案です。
仕事が始まるたびに、ページ自体を途中へ追加したいのかな。それとも、今ある二十の場所で紙の量が増えるのかな。前者なら、追加や入れ替えを行う別の方式を選ぶ理由があります。後者なら、今回の固定式と変わる背幅の組み合わせを見られます。増やしたいのが、紙かポケットかを分けてみて。
最初の割り当てが細かすぎるなら、やり直しは小さく始めよう。一冊全部の分類名を決める前に、今週使う仕事の資料だけを並べ、その後に増えた分をどこへ置くか見る。二十ポケットを使い切ることより、最初に開く場所を決めることから進められます。
たくさん入ることと、読みやすく開けることは別。束の分け方を考える
資料のまとまりを分けて入れるノビータの白い二十ポケットを楽天市場で探す
一ポケットに複数枚が入るなら、同じ仕事の資料をまとめられます。
でも、その中のどの一枚をよく開くのかも、先に考えたいね。
十枚を一組として保管する用途と、十枚を一枚ずつすぐ見たい用途は違います。入る量を満たしていても、袋の中から紙を出す必要がある使い方なら、見返す順に合わせて分ける理由があります。
たとえば、五枚の資料のうち、次の打ち合わせで見るのは一枚だけ。残り四枚は必要になったら参照するもの、という仮の場面を考えよう。五枚を一つへまとめる案と、直近で開く一枚を別へ置く案を比べられます。
後者を選ぶなら、紙の総枚数は変わらなくても、使うポケットは増えます。ここでも、入れる枚数と分ける場所を別に見ると、「まだ紙は少ないのにポケットが埋まった」という状態を説明できます。
中紙は付かない仕様です。コクヨの公式ショップの仕様でも、中紙なしと確認できます。資料を入れたときに、別の分類紙が最初から一枚ずつ付いている、と期待する前に、この条件を見ておこう。
自分で一覧を作るなら、最初のポケットへ短い目次を置く案があります。仕事名と、入れた場所を一行ずつ記す。自分で用意する紙なので、最初に資料だけで二十ポケットを使い切らず、目次の場所も割り当てへ含めよう。
たとえば、最初は三つの仕事だけを入れる別の案なら、次の配分にできます。前の六件の案とは別に、一冊の使い道を考えるための例です。
| 使う場所 | 割り当ての例 | 使うポケット数 |
|---|---|---|
| 最初 | 自分で作る目次 | 1 |
| 仕事A | 直近の資料と背景の資料 | 2 |
| 仕事B | 直近の資料と背景の資料 | 2 |
| 仕事C | 直近の資料と背景の資料 | 2 |
| まだ使わない場所 | あとで増える資料や仕事のために空ける | 13 |
合計は二十ポケット。仕事の資料には六つ、目次には一つを使い、残り十三を空ける案です。最初から十三種類の分類名を作っておく必要はありません。次に資料が増えたとき、同じ仕事の続きを別へ置くのか、新しい仕事の場所を作るのかを決められます。
目次へ書いた名前と、実際に入れる場所も合わせよう。仕事Aの直近資料を前へ移したら、目次の場所も直す。最初に作った一覧を残すこと自体が目的にならないよう、紙を動かした日に戻す先の案内も変える方法です。後から開く人へ渡すときには、目次の日付を添えると、いつの配置を案内しているか伝えられます。
目次を作るときは、記号を細かく増やす前に、普段探す言葉を使おう。たとえば担当する仕事の名前や、資料の種類。「A」「B」だけで並べたときに意味を毎回調べる必要があるなら、次に開く人が分かる名前を付ける方を選べます。
一つの袋へ、別々の仕事の紙を同時に入れる案は、使うときの迷いも考えたいところです。急いで取り出した日に、残すべき紙まで一緒に持っていかないよう、取り出す単位をそろえる提案です。
容量の目安いっぱいへ入れることをゴールにせず、探すときに開く場所と、取り出すまとまりを決めよう。保管した紙を次の仕事へ使うための一冊として考えられます。
白い表紙の一冊でも、背紙に名前を。買うサイズと冊数を合わせよう
外側から、どの仕事のファイルか分かるようにしたい。
そこで使う部分が、背紙です。
ラ-NV20Wは替背紙式と案内されています。背表紙へ入れる名前を考えるときは、入れた書類の全部を細かく書き並べるより、棚から選ぶときの言葉を優先できるね。
たとえば、同じ仕事の年度ごとに一冊を分けるなら、仕事名と対象の年度。一つの年度に複数の仕事をまとめるなら、そのまとまりの名前。日付だけを大きく書いて、どの仕事か分からなくなる場合は、探すときの順へ戻して名前を決めよう。
担当が変わる予定なら、自分だけが分かる略称を減らす方法もあります。仕事名、対象期間、必要なら読む人へ渡す短い説明。背紙へ全て収める必要はなく、一冊を選ぶ名前は外へ、詳しい説明は最初の目次へ分けられます。
買う商品は、白いA4-Sのラ-NV20W、JANコード4901480366326です。今回確認したピボット楽天市場店のページでも、この品番とサイズ、二十ポケットの仕様が一致しています。
同じノビータというシリーズには、A4以外のサイズや、違うポケット数、別形式のファイルもあります。シリーズ名だけで選ばず、手元の紙のサイズと、必要な分ける場所の数を合わせよう。
検索結果には複数冊セットも並びます。一つの仕事用に一冊を使いたいなら、届く冊数を見てね。試す前に、同じ色のファイルをまとめて買う予定へ広げなくてもいいんです。
価格や送料は、購入する時点の表示へ戻ります。今回は、選びたい仕様と、資料を分ける使い道を整理している記事。商品名が一致しても、一冊売りなのかまとめた冊数なのかで、注文する範囲は変わります。
すでに似たファイルを持っているなら、今のポケットの空きと背幅を先に見る方法でも進められます。困っているのが、容量より名前の付け方だった場合は、まず目次や背紙の言葉を直すだけでも使い方を見直せるよ。
最初は一つの仕事の束から。二十ポケットを、次に開く場所へ変えよう
仕事の資料の置き方を考えながらノビータの購入候補を楽天市場で探す
二十と四百、同じ商品の近くに違う枚数が出てきた疑問から始めました。
数えているのは、ポケットの場所と、指定の条件で入る紙の量です。
それが分かったら、手元の資料で次に数えるのは、何件へ分けたいか。入れたい紙が少なくても、分ける相手が多ければポケットの数が必要です。同じ仕事の束が厚いなら、一ポケットの条件と、取り出す方法を合わせて考えられます。
今日始めるなら、今週もう一度見る予定の資料を一組出してみよう。直近で開くものと、背景として残すもの。その二つをどこへ置くか決めてから、ほかの仕事の分を増やす提案です。
棚には、増えたときの背幅も見込む。ファイルの外には、次に選ぶ名前を置く。中には、開きたいまとまりを入れる。商品へ全てを任せるより、自分が探す順へ仕様をつなげられます。
全部の書類整理を一日で終わらせる予定にしなくて大丈夫。
まず次に開く一組から。
あの紙、どこへ入れよう？ と迷っていたところに、戻す場所を一つ作る。ノビータの二十ポケットと広がる背幅がその用途へ合うなら、一冊の候補にしてみてね。たくさん詰める前に、次の仕事で開く場所から整えていこう！
