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依頼のメールを書いて、最後にもう一度読む。
敬語は入れた。お忙しいところ、も入れた。失礼にはならないはず。
でも、「何をしてほしいか」は、ちゃんと一回で分かるかな？
たとえば、資料を送って「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」。これだけだと、読むだけでいいのか、間違いを直すのか、了承の返信まで必要なのかが残ります。
丁寧にしたくて書いた一通なのに、お願いの中身を相手に考えてもらう形になってしまう。うう、そこは避けたいよね。
先に決めるのは、敬語を増やすことより三つ。何を頼むか、どこまで頼むか、いつまでに何を返してほしいかです。
この記事では、資料の確認を頼む架空の例で、一通を組み立ててみます。例文の部署、日付、作業は説明のための設定です。実際の依頼へ使う時は、自分の案件と相手との関係に合わせて直してください。
「確認お願いします」の確認を、相手の作業に分けてみよう
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メールを開いた人が、次に何をするのか。
そこから考えると、書き始める前のメモが作れます。
今回は、社内の担当者へ、イベント案内資料の日時と会場名を照合してもらう、という仮の場面にしましょう。
「資料の確認」という大きな言葉を、もう少しほどく。
見てほしいのは全ページなのか。二つの項目だけなのか。
間違いがあったら、修正版を作ってもらうのか。該当箇所を知らせてもらえばよいのか。
ここの違いで、相手が使う時間も、返すものも変わります。作業を頼む側の頭にはあっても、メールに書かなければ相手には見えないんです。
下書きの前に、次のようなメモを一行で作ってみて。
「案内資料の日時・会場名を、確定した予約内容と照合し、相違があれば該当箇所を返信してもらう」。
この例では、文章全体の書き直しや、デザインの評価までは頼んでいません。自分が欲しい返事を一行にすると、お願いの範囲も見えてきます。
返事が「確認しました」だけだった時、自分は次へ進める？
それとも、「日時と会場名に相違なし」と書いてもらわないと困る？
受け取る返事を想像するのは、相手を試すためではなく、頼む内容を自分で決めるためです。ここで足りないことに気づければ、送った後の追加質問を減らす準備になります。
もちろん、返事の書き方を細かく縛ればいつでもよい、というわけではありません。いつも同じ確認をする間柄なら、双方が分かっている手順もあるはず。そこまで毎回長々と説明せず、今回変わった条件を足す方法でいいです。
逆に、初めて頼む人なら「いつもの方法で」と書いても、いつもが分からないよね。過去のメールを参考にしていても、相手との共有事項まで一緒にコピーしないでおこう。
参考書の候補は、山口拓朗著の『「感じのいい」ビジネスメール サクッと書ける大全』です。永岡書店の公式紹介と目次で、依頼・問い合わせ、確認・リマインドなどの場面が含まれることを確認できます。
この記事の例文は本からの転載ではありません。以下の手順も、本の個々の文例を読んで効果を実証したものではなく、依頼の条件を整理するための提案として使ってね。
件名は「何の、どんなお願い？」が開く前に見えるように
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本文を一生懸命書いたのに、件名は「お願い」の一言。
最後に残った小さな入力欄だけど、ここにも仕事があります。
受信箱を眺める相手が、どの案件のメールか見分けられること。後から探す時にも、手がかりが残ること。この二つを考えてみよう。
さっきの例なら、「イベント案内資料の日時・会場名の確認依頼」といった件名にできます。
「ご確認のお願い」より、何の確認かが前に出ます。資料の名前を入れるだけでも、別の案件のお礼や相談と混ざりにくくなります。
ここで、丁寧な挨拶まで件名へ詰め込む必要はありません。本文に置く言葉と、案件を見分ける言葉の役割を分けよう。
締切を件名へ入れたいなら、本文にも同じ締切を書きます。件名だけ「本日中」で、本文は前のメールからコピーした日付のまま、という状態を避けたいからです。
説明用に、件名を三つ並べてみます。
「お願い」。
「案内資料の確認について」。
「イベント案内資料の日時・会場名の確認依頼」。
短ければ必ず優れている、という比較ではありません。一つ目は何の仕事か分からない。二つ目は対象が見える。三つ目は、対象と見る範囲まで見える。それぞれ何が伝わるかを比べるための例です。
実際の資料名がとても長い場合は、相手が分かる案件名へ縮める案もあります。長い正式名称を全部入れた結果、肝心のお願いが見えにくくなるなら、本文で正式名称を補おう。
ただし、社外の人へ、社内だけの略語をそのまま使わないように。自分たちには分かる三文字でも、初めて見る相手には検索の手がかりにならないことがあります。
すでにやり取り中の話題なら、新しい件名を作る前に、今の返信の流れを確認します。同じ案件の続きとして残す方が分かりやすい場合もあるし、まったく別の依頼なら分けた方がよい場合もある。
どんなメールでも必ず新規作成、必ず同じ件名、という一つの型にはしません。相手が前の情報を参照する必要があるかで考えよう。
一通に違う案件をいくつも入れたくなったら、担当者が同じかも見てね。受け取る人が違う作業を一度にまとめると、一つだけ返事が来た時、どの依頼が残ったのか分かりにくくなります。
件名を書き終えたら、本文を隠して読んでみる。
これを開いた人は、何の話だと思うかな。
その問いに答えられるところまで、まず整えてみよう。
本文は、お願いの範囲と返してほしい形を置いてから整える
ここまでの条件が決まったら、本文です。
実際の会社名や宛名を入れる前の、社内向けの練習例を作ってみます。
担当者さま
お疲れさまです。担当の氏名です。
イベント案内資料の確認をお願いいたします。
添付資料の日時と会場名について、確定済みの予約内容との照合をお願いできますでしょうか。
相違がある場合は、該当箇所と正しい内容を返信でお知らせください。相違がない場合も、その旨をご返信いただけますと助かります。
確認結果は10月14日17時までにいただけますでしょうか。
翌日の案内配信に反映するため、この日時でお願いしております。
対応が難しい場合は、確認できる見込みの日時をお知らせください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
署名
この日付は仮の例です。読んだ日の「明日」や実際の配信予定を表すものではありません。
少し長く見えるけれど、入れているのは、確認する対象、範囲、返し方、期限、その理由です。全部を一文につないでいないのも、項目を拾いやすくするため。
「相違がなければ返信しなくてよい」という運用なら、その部分は逆に書き換えてください。この例は、確認したという返事が必要な場合の設定です。返事の有無を勝手に決めるための文ではありません。
また、相手が確定済みの予約内容を持っていないなら、照合はできないよね。参照する資料を渡すか、どこにあるかを知らせる必要があります。
文章が丁寧でも、確認するための情報が届いていなければ作業は止まります。言い回しを整える前に、相手の手元に必要な材料があるかを見よう。
今回、修正してほしいのは日時と会場名だけ。だから、全体の表現や配色を採点してもらう依頼にはなっていません。
もし文章表現も見てもらいたいなら、依頼する範囲に加える。ただし、その分の時間が必要かもしれないことも考えます。相手の作業を増やしたのに、期限だけ前の設定を残さないでね。
社外向けへ使う場合は、挨拶や名乗り方も関係に合わせて直します。この社内例の「お疲れさまです」を、相手を見ずに全部の宛先へ貼るためのテンプレートにはしません。
書き終わったら、依頼の核心の一文だけ読もう。
何を照合するか、どこまで直してほしいか。
そこが見えると、敬語を考える時にも話の中心がぶれにくくなります。
締切をお願いするなら、完成期限と返事の期限を混ぜない
「今週中にお願いします」。
仕事の依頼で使いたくなる言葉ですが、どの作業を今週中に終えるかまで見えているでしょうか。
さっきの例は、確認結果を返信してもらう期限です。資料を最終版にして配信する期限そのものとは、別にしています。
依頼側が10月15日に配信したいからといって、確認の返事も10月15日の終わりでよい、とは限らないよね。受け取った返事を反映する時間が必要なら、そこも自分の予定へ入れて考えよう。
自分が困る時刻と、相手へ頼む時刻を同じ数字にしてしまう前に、返事の後の作業を一度並べてみます。確認結果を受け取る。資料へ反映する。最終版を確かめる。配信する。
この並びは仮の作業例です。何時間必要かまで決め打ちするものではありません。自分の案件で、誰がどの作業をするかを見て設定してください。
期限の理由は、相手を急がせる飾りではなく、作業のつながりが伝わる内容にします。まだ決まっていない配信予定を、決定した事実のように書くのは避けよう。
そして、難しい場合の返事の仕方も考える。
「間に合わないなら、その見込みを知らせてください」と伝えれば、完成した結果を待つ以外の相談ができます。
ただし、こう書けば必ず返事が来るわけではありません。相手の予定や担当範囲、見落としなど、文章だけでは決められない事情があります。
こちらが急いでいるから、件名も本文も「至急」で埋める。
その前に、何がいつ必要かを具体的に置こう。急ぎという気持ちと、実際の期限は別の情報です。
時刻を書く場合は、相手が別の地域で仕事をしているかも見ます。必要なら、どの地域の時刻かを添える。日本語のメールだから全員が同じ時刻で読むとは限りません。
時差の具体的な計算や休日の扱いまで、この記事で一律に定めることはしません。やり取りする人の勤務や、組織で決まった運用に合わせて確認してください。
期限が過ぎた後の連絡も、まず依頼内容と日付を読み返してから。こちらが誤った期限を書いていたり、参照資料を送り忘れたりしていないかも見ます。
「まだですか」だけで相手の遅れと決めつける前に、前の一通に何を書いたか戻れるとよさそうです。事情が分からないうちは、状況を確かめる言葉から始めよう。
期限は、強く言うための道具というより、双方が次の予定を考えるための情報。
そう捉えると、具体的に書くことと、相談できる余地を残すことを、同じ一通に置けます。
送信前は敬語だけでなく、宛先と資料まで一緒に見よう
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あと一回読んだら送れそう。
ここで最後に見るのは、文章だけではありません。
宛先が依頼したい担当者か。
添付した資料が、確認してほしい版か。
本文に書いた資料名と、実際に付けたファイル名が合っているか。
この三つは、どれも相手が作業を始めるための条件です。上手な文章の中に古い資料を付けても、必要な確認には届かないよね。
リンクで資料を渡す場合も、自分だけが開ける状態になっていないかを確認します。共有の範囲は、所属先や案件のルールに合わせてください。広く公開すれば解決、という案内ではありません。
本文の「添付しています」と、実際に送る方法が合っているかも見よう。途中で添付をリンクへ変えたのに、文章だけ前のまま残ることがあります。
さらに、件名と本文の期限を見比べる。同じ日付か、同じ作業の期限か。前の依頼を下書きへコピーしたなら、宛名や資料名も続けて見ます。
最後の確認を全部頭の中で続けるのが難しければ、短い順番を決めておく方法もあります。宛先、資料、お願い、期限。自分が間違えやすい項目を先に置いてね。
メールを読んでくれる相手の手間を減らしたい、という目的なら、長さだけを削る必要はないです。必要な条件まで削ると、結局もう一通、確認のメールを書いてもらうことになるかもしれないから。
一方で、同じお願いを言い換えて何度も重ねているなら、一つにまとめてみよう。理由を説明した段落の後に、また最初から背景を繰り返していないかも見てください。
今回紹介した本は、出版社の公式情報ではA6判、320ページ、2024年2月の初版です。件名、書き出し、結び、場面別の文例、敬語などを扱うと案内されています。全文を読んだ感想や、購入後の効果として紹介しているわけではありません。
楽天のリンク先では、紙の本か電子版か、新品か中古かを確かめてね。紙の版を探すためのISBNは9784522454213です。自分が困っている場面が目次にあるか、出版社の紹介も見ながら選ぶとよさそうです。
すでにメールの参考書や、職場の文例集があるなら、まずその依頼のページを使っていいよ。見本を増やすより、いま送る一通のお願いを決めることを先にしよう。
さて、最初の「確認お願いします」に戻ると。
何を見てほしいか、どこまで頼むか、何をいつ返してほしいか。この三つが書けていれば、相手はお願いの入口を探しやすくなります。
敬語を足す前に、相手が次にする作業を一つ見えるように。
気を遣って書いているその気持ちも、必要な条件と一緒に届けていこう。
