Wordの変更履歴、非表示なら消えた？記録オフ・承諾・拒否の違いを整理

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直してもらったWordの文書。赤い線を非表示にしたら、きれいな文章だけになった。このファイルを完成版として渡していいのかな？

**表示を隠しただけでは、変更履歴は文書に残っています。変更履歴の記録をオフにしても、すでに付いた履歴は消えません。**

ここ、画面がすっきりすると済んだ気になるので、操作を三つに分けて見てみましょう。

「見せない」「これから記録しない」「変更を確定する」は別

**きれいに見えることと、変更を確定したことは違うんですね。**

たとえば「来週」を「金曜日」に直した変更があるとします。これは説明用の仮の例です。その変更を承諾すれば「金曜日」を採用し、拒否すれば元の「来週」に戻します。表示を隠すだけでは、この判断は済んでいないんですね。

一方、まだ相手と相談中の文書なら、履歴を残しておく意味もあります。完成版にしたいのか、修正案として返したいのか。先にそこを決めると、押すボタンも選べますよ。

作業案と完成版を手元に分けて残したいなら、まずコピーを用意してから整理するのがおすすめです。

Microsoftの承諾・拒否の手順では、文書の先頭から変更を順に確認し、採用するかを判断して次へ進めます。Wordの版により表記は異なりますが、「校閲／レビュー」の変更履歴を扱う場所で確認します。

ここでの「拒否」は、変更案を採用しない操作です。一般の「元に戻す」ボタンで編集履歴をたどる話と混ぜないでね。

**「全部の修正を採用していい」と確認できるまでは、一括承諾を急がなくて大丈夫。** 日付、金額、担当者名など、自分が判断したい部分を先に見ていきましょう。

コメントも付いている文書は、本文の変更とは別にコメントの扱いも確認します。変更を確定したらコメントも自動的に全部消える、とひとまとめに考えないのがポイントです。

共同編集を含めて操作をまとめて学びたい方には、『できるWord 2024 Copilot対応 Office 2024＆Microsoft 365版』も候補になります。出版社の目次には「文書を共同編集するには」の章があります。田中亘・できるシリーズ編集部著、ISBNは9784295020288です。

今回は公式サポートを根拠にした操作の整理で、本の各画面を試したレビューではありません。使っているWordの版と、本の対応版も合わせて選んでね。

仕上げでは、修正案に一つずつ返事するつもりで、変更を採用するか確かめてみて。赤い線の表示で迷ったら、まず本文をどう完成させたいかへ戻りましょう。

商い帖編集係編集担当

日本の企業や働き方、ビジネスの動きを調べ、あとから読み返せる形でまとめています。